Teman-teman yang terlibat dalam project Search Engine Optimization (SEO) mungkin sering mengadakan meeting, entah itu dengan client atau bersama tim internal.
Meeting SEO merupakan salah satu cara untuk memastikan strategi berjalan lancar dan mencapai target KPI (Key Performance Indicator).
Sayangnya, terkadang meeting tersebut tidak berjalan mulus. Jika meeting tidak dikelola dengan baik, waktu dan produktivitas bisa terbuang sia-sia.
Berikut beberapa tips yang bisa teman-teman terapkan untuk meeting agar lebih berkualitas, produktif, dan profesional.
Simak artikelnya sampai selesai!
Daftar Isi
- 1. Pastikan bahwa Meeting Memang Diperlukan
- 2. Tentukan Tujuan, Agenda, dan Siapa Anggota Meeting
- 3. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
- 4. Pertimbangkan Audiens Anda
- 5. Tetapkan Peran untuk Tiap Anggota Meeting
- 6. Buat Poin Action Plan yang Konkret
- 7. Tumbuhkan Interaksi antar Peserta Meeting
- 8. Perhatikan Setiap Orang yang Mengutarakan Pendapat
- 9. Cari Jalan Tengah untuk Setiap Masalah dengan Bijak
- 10. Lakukan Latihan Presentasi Terlebih Dahulu
- 11. Usahakan Jangan Terlalu Lama
- 12. Gunakan Visualisasi Data yang Menarik
- Meeting SEO dengan Klien adalah Kunci untuk Membangun Kepercayaan Satu Sama Lain
1. Pastikan bahwa Meeting Memang Diperlukan
Sebelum menjadwalkan meeting, pastikan pertemuan ini benar-benar dibutuhkan. Pertimbangkan apakah tujuan meeting bisa diselesaikan melalui email update, laporan tertulis, atau komunikasi singkat.
Apabila memang ada informasi yang dibahas kompleks dan memerlukan diskusi langsung, maka meeting bisa dijadwalkan dengan tujuan yang jelas.
Klien cenderung lebih suka meeting online apabila pesan yang disampaikan tidak begitu kompleks. Sebab, hal ini tidak akan memakan waktunya yang banyak untuk pergi ke tempat meeting offline.
2. Tentukan Tujuan, Agenda, dan Siapa Anggota Meeting
Meeting yang efektif dimulai dengan tujuan yang jelas dan agenda terstruktur. Buat daftar topik yang akan dibahas dan distribusikan agenda tersebut sebelum meeting dimulai.
Selanjutnya, Anda sebaiknya hanya mengundang individu yang memiliki peran penting, seperti tim SEO, developer, dan pihak klien yang mengambil keputusan.
Poin-poin agenda meeting bisa teman-teman sampaikan melalui email supaya dibaca oleh klien.
Klien tidak begitu tertarik mengikuti meeting jika poin/agenda yang akan disampaikan belum jelas karena terkesan akan membuang waktu mereka.
3. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Teman-teman perlu memahami jika tidak semua orang paham istilah teknis yang ada di ranah SEO, biasanya berasal dari pihak stakeholder. Maka dari itu, hindari penggunaan bahasa teknis SEO yang terlalu rumit.
Gunakan bahasa yang sederhana dan jelaskan konsep teknis dengan contoh praktis. Klien akan lebih mudah memahami informasi, seperti progres keyword ranking, traffic website, atau rencana aktivitas SEO yang akan datang.
4. Pertimbangkan Audiens Anda
Pahami siapa audiens dalam meeting Anda. Jika audiens adalah eksekutif bisnis atau pemilik usaha, fokuslah pada hasil konkret seperti return of investment (ROI), meningkatkan traffic, dan konversi.
Lain hal jika audiens adalah tim teknis, teman-teman bisa membahas detail lebih mendalam seperti audit teknis, strategi on-page, atau backlink analysis.
5. Tetapkan Peran untuk Tiap Anggota Meeting
Agar meeting berjalan lancar, tetapkan peran yang jelas untuk setiap anggota tim. Misalnya, satu anggota mempresentasikan strategi SEO, satu menjelaskan hasil analisis data, dan anggota lain siap menjawab pertanyaan teknis dari klien.
6. Buat Poin Action Plan yang Konkret
Setelah meeting selesai, susun action plan yang jelas dan dapat diimplementasikan, baik secara langsung atau paralel. Action plan harus mencakup:
- Tugas spesifik yang perlu dikerjakan
- Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas
- Batas waktu atau deadline
Lewat action plan inilah tim Anda dan klien memiliki panduan yang jelas untuk eksekusi selanjutnya.
Dengan ini, maka klien mempunyai gambaran yang jelas seperti apa SEO roadmap ke depannya.
7. Tumbuhkan Interaksi antar Peserta Meeting
Ciptakan suasana meeting yang interaktif dengan melibatkan klien secara aktif. Ajak mereka untuk bertanya, memberikan masukan, atau menyampaikan feedback.
Diskusi terbuka akan membantu mengatasi kesalahpahaman dan menciptakan solusi yang lebih baik untuk kedua belah pihak.
8. Perhatikan Setiap Orang yang Mengutarakan Pendapat
Pastikan setiap peserta meeting merasa didengar dan dihargai. Dengarkan pendapat mereka dengan seksama dan berikan tanggapan yang konstruktif. Sikap ini akan membangun kepercayaan dan menunjukkan profesionalisme teman-teman sebagai tim SEO.
9. Cari Jalan Tengah untuk Setiap Masalah dengan Bijak
Jika terjadi perbedaan pendapat atau tantangan dalam meeting, fokuslah pada solusi yang saling menguntungkan. Diskusikan opsi terbaik dengan bijak dan pertimbangkan kepentingan bersama untuk mencapai tujuan SEO yang telah ditetapkan.
10. Lakukan Latihan Presentasi Terlebih Dahulu
Persiapan adalah kunci sukses dalam meeting. Lakukan latihan presentasi bersama tim sebelum bertemu klien.
Latihan akan membantu teman-teman mampu menyampaikan materi dengan jelas, mengatasi kendala teknis, dan mempersiapkan jawaban untuk pertanyaan klien. Teman-teman pun bisa tampil lebih percaya diri.
11. Usahakan Jangan Terlalu Lama
Salah satu hal yang seringkali luput dari perhatian orang adalah tentang durasi. Secara keseluruhan, attention span manusia tergolong terbatas.
Hal ini diperkuat juga dengan sebuah studi yang menunjukkan bahwa attention span seseorang mulai berkurang setelah 10-15 menit, dengan penurunan signifikan setelah 30 menit.
Oleh karena itu, sebisa mungkin batasi waktu meeting menjadi 30-60 menit. Pisahkan topik berat menjadi beberapa sesi atau diskusi terstruktur agar klien dan tim tetap fokus.
12. Gunakan Visualisasi Data yang Menarik
Data yang disajikan dalam meeting akan lebih mudah dipahami jika disertai dengan grafik, diagram, atau visualisasi yang menarik.
Misalnya, gunakan grafik untuk menunjukkan peningkatan traffic organik, peringkat kata kunci, atau tren performa SEO
Visual yang baik akan membantu klien mencerna informasi lebih cepat dan memahami dampak dari strategi SEO yang dilakukan.
Meeting SEO dengan Klien adalah Kunci untuk Membangun Kepercayaan Satu Sama Lain
Melakukan SEO meeting yang efektif bukan hanya tentang menyampaikan progres, tetapi juga membangun kepercayaan dan komunikasi yang baik antara tim SEO dan stakeholder.
Adanya persiapan tujuan, agenda, serta action plan yang jelas membuat teman-teman bisa memastikan meeting berjalan lancar dan produktif.
Jangan lupa untuk menuliskan action plan di SEO report agar teman-teman bisa langsung menerapkannya setelah meeting.
Sekian ulasan singkat tentang SEO meeting. Semoga ulasan di atas dapat membantu, ya! Bila teman-teman ingin bertukar informasi dan diskusi dengan sesama praktisi SEO, bisa join di grup Telegram DailySEO.
Anda yang sedang ingin lebih mendalami SEO namun bingung ingin mulai dari mana juga dapat mencoba kelas SEO Fundamental Course DailySEO Batch 8 yang didesain spesifik untuk pemula dengan kurikulum yang komprehensif serta mudah diikuti bagi orang yang belum mengenal SEO sekalipun.
References:
12 tips for better SEO client meetings
What Is The Ideal Meeting Length?
How to lead, mentor and motivate your SEO team
